دليل السياسات

مقترح حتى الاجتماع التأسيسي يوم الثلاثاء 30 آذار 2027، الذي يعتمده.

القسم 1. النطاق

1.1 تُلزم هذه السياسات كل عضو في كل فعالية ونشاط للجمعية، حضوريًا وإلكترونيًا، وكل صاحب دور أثناء عمله باسم الجمعية.

1.2 تأتي هذه السياسات في مرتبة أدنى من سياسة الجامعة والدستور والنظام الداخلي. وحيثما تعارضت، تُقدَّم الوثيقة الأعلى.

1.3 يعتمد المجلس هذه السياسات ويعدّلها بأغلبية الثلثين، ويُبلغ الأعضاء بأي تعديل خلال سبعة أيام.

القسم 2. مدونة السلوك

2.1 عامِل كل من في أنشطة الجمعية بلطف، أيًّا كانت آراؤه أو لغته أو كليته أو خلفيته.

2.2 انتقد العمل، لا الشخص أبدًا. ولتكن ملاحظاتك في ورش العمل واجتماعات التحرير محددة ولطيفة ومفيدة.

2.3 لا تُقبل المضايقة أو التنمر أو الترهيب أو التمييز أو التلامس الجسدي أو الاهتمام غير المرغوب فيهما، حضوريًا أو إلكترونيًا. والنكات أو التعليقات أو المحتوى الذي يحطّ من قدر أي شخص بسبب جنسه أو إثنيته أو دينه أو طائفته أو لغته أو جنسيته أو إعاقته أو مظهره مضايقةٌ، أيًّا كانت النية.

2.4 أوفِ بالتزاماتك، أو أخبر مبكرًا بأنك لا تستطيع. التراجع مسموح دائمًا؛ أما الاختفاء فلا.

2.5 احترم قواعد الجامعة وممتلكاتها، والقاعات والأشخاص الذين يستضيفون الجمعية. واترك كل قاعة كما وجدتها.

2.6 احفظ سرية ما هو سري: الأعمال المقدمة غير المنشورة، والأصوات، والبيانات الشخصية، وقضايا السلوك.

2.7 أفصح عن أي تضارب مصالح، ولا تصوّت على أمر لك فيه تضارب مصالح، ولا تحكم فيه، ولا توافق عليه. وتُرفض الهدايا الشخصية المقدمة بسبب دور في الجمعية، إلا الرموز البسيطة للشكر.

2.8 لا كحول ولا مخدرات ولا أسلحة في أي نشاط للجمعية، ولا يحضر أحد أي نشاط وهو تحت تأثير مسكر أو مخدر.

2.9 تسري القواعد نفسها في مجموعات الجمعية وقنواتها، وكلما تحدث شخص بصفته عضوًا في الجمعية.

القسم 3. الحماية

3.1 يصل بعض عمل الجمعية إلى أشخاص دون 18 عامًا، وأولهم طلبة المرحلة الثانوية في قلم. وسلامتهم مقدَّمة على أي فعالية أو قصة أو صورة.

3.2 الموافقة والإذن. لا يعمل برنامج قلم إلا بوجود مدرسة شريكة ومعلم مسمّى، وموافقة خطية من المدرسة ومن أولياء أمور كل طالب، وموافقة خطية من شؤون الطلبة. وما لم يتوفر ذلك كله، لا تُعقد أي جلسة.

3.3 شخصان بالغان دائمًا. يحضر شخصان بالغان على الأقل كل جلسة أو نشاط يشارك فيه من هم دون 18 عامًا. ولا يبقى أي عضو منفردًا مع قاصر أبدًا، ولا لقاءات فردية، حضوريًا أو إلكترونيًا.

3.4 التواصل عن طريق المعلم. لا يتواصل الأعضاء مع طلبة المرحلة الثانوية إلا عن طريق معلمهم: لا أرقام شخصية، ولا وسائل تواصل اجتماعي، ولا تطبيقات مراسلة، ولا بريد إلكتروني. ولا يستخدم طلبة المرحلة الثانوية الديوان أو «شارك معنا» أبدًا.

3.5 المرشدون. مرشدو قلم أعضاء يتقدمون عبر «شارك معنا». ويُطلعهم قائد قلم على هذه السياسة قبل جلستهم الأولى، ويعملون في أزواج.

3.6 النشر. لا يظهر عمل طالب في المرحلة الثانوية في قرطاس إلا بموافقة خطية من المدرسة وأولياء الأمور، ويُنسب إليه بالاسم الأول للطالب والحرف الأول من اسم عائلته واسم مدرسته؛ ولا يظهر الاسم الكامل إلا في الشهادة. ولا يُصوَّر طلبة المرحلة الثانوية إلا بموافقة ولي الأمر (SAL-EXB-01 · F-38)، ويُذكرون بأسمائهم الأولى فقط، ولا تظهر وجوههم في القنوات العامة أبدًا. ولا يُصوَّر قلم بالفيديو لبرنامج «المحطة التالية» أو لأي فيديو عام.

3.7 المخاوف. كل من يقلقه أمر يتعلق بسلامة شخص صغير السن يُبلغ الرئيس (أو الرئيس بالنيابة) أو المستشار من أعضاء هيئة التدريس في اليوم نفسه. ولا تحقق الجمعية في الأمر؛ بل تحيله فورًا إلى شؤون الطلبة والمدرسة الشريكة.

3.8 يُعد خرق هذه السياسة مسألة سلوك تُعالج وفق القسم 4. ويبتعد الشخص المعني عن كل عمل مع القاصرين ريثما يُبتّ في الأمر.

القسم 4. الشكاوى والإبلاغ

4.1 يجوز لأي شخص، عضوًا كان أو غير عضو، أن يثير مخاوف بشأن سلوك ما أو بشأن الجمعية لدى أي من المسؤولين، أو المستشار من أعضاء هيئة التدريس، أو شؤون الطلبة. وتُوجَّه المخاوف المتعلقة بالرئيس إلى نائب الرئيس والمستشار من أعضاء هيئة التدريس.

4.2 يُؤكَّد استلام المخاوف خلال ثلاثة أيام، ويُتعامل معها بسرية. وتُسوّى معظم المخاوف بشكل غير رسمي، بحديث أو اعتذار أو توضيح؛ ويقرر من أثارها إن كان سيمضي أبعد من ذلك.

4.3 تنظر في القضية الرسمية لجنة من ثلاثة: نائب الرئيس رئيسًا، وعضو آخر من المجلس، وعضو له حق التصويت من خارج المجلس. ويُستبدل كل من لديه تضارب مصالح.

4.4 يتسلم الشخص المعني المخاوف كتابيًا، ويُمنح خمسة أيام على الأقل للرد عليها، ويجوز له اصطحاب مرافق داعم من طلبة الجامعة أو موظفيها.

4.5 تتناسب النتائج مع السلوك: عدم اتخاذ إجراء، أو التوجيه، أو إنذار كتابي، أو إيقاف عن الأنشطة لمدة محددة، أو توصية إلى المجلس بالعزل وفق المادة السادسة من الدستور. ويصدر القرار كتابيًا، مع أسبابه، خلال 14 يومًا من جلسة الاستماع، ويجوز الطعن فيه مرة واحدة، خلال سبعة أيام، أمام المستشار من أعضاء هيئة التدريس.

4.6 حين تكون سلامة أي شخص معرضة للخطر، يجوز للرئيس ونائب الرئيس إيقاف عضو عن الأنشطة فورًا، ريثما يُبتّ في القضية، مع إبلاغ المستشار من أعضاء هيئة التدريس.

4.7 كل ما قد ينطوي على جريمة، أو مضايقة وفق سياسة الجامعة، أو خطر على شخص صغير السن، يُحال مباشرة إلى شؤون الطلبة. ولا تحقق الجمعية فيه.

4.8 الإبلاغ. كل من يعتقد أن ممتلكات الجمعية، أو شيئًا وفّرته شؤون الطلبة أو أحد الشركاء، أو مالًا جُمع لجهة خيرية، يُساء استخدامه، يُبلغ الرئيس، أو المستشار من أعضاء هيئة التدريس إن كان الرئيس طرفًا في الأمر. ويجوز للمستشار من أعضاء هيئة التدريس مراجعة السجلات فورًا.

4.9 لا يتضرر أحد بسبب إثارته مخاوف بحسن نية، حتى لو تبيّن أنها في غير محلها.

4.10 سجلات القضايا سرية، يحفظها الأمين العام، وتُحذف بعد سنتين من إغلاق القضية.

القسم 5. التصوير والموافقة

5.1 يغطي فريق مدير الإعلام فعاليات الجمعية بالصور والفيديو، بموافقة الحاضرين. ويطلب قائد كل فعالية التغطية عند التخطيط لها.

5.2 في كل فعالية مغطاة، يُعلن عبر إشعار أن التصوير جارٍ. ويحق لأي شخص أن يطلب عدم تصويره، ويحترم المصورون ذلك دون سؤال.

5.3 يجوز نشر صور الحشود؛ أما الصور المقربة لأشخاص لم يوافقوا فلا. وكل من يظهر في مقابلة أو فيديو أو في «المحطة التالية» يوافق كتابيًا قبل النشر، على نموذج الإذن في موقع الجمعية، موقّعًا بكتابة اسمه.

5.4 لا يُصوَّر من يصلّي، أو من هو في ضيق، أو من هو في لحظة خاصة.

5.5 يحق لأي شخص أن يطلب إزالة صورة أو فيديو له. وتزيله الجمعية خلال 24 ساعة، دون الحاجة إلى ذكر أسباب.

5.6 تخضع صور من هم دون 18 عامًا للقسم 3.

القسم 6. جمع التبرعات لجهة خيرية

6.1 المال الذي يُجمع لجهة خيرية في فعالية للجمعية، في «الفصل الثاني» أو في أي جمع آخر، ملك لتلك الجهة، لا للجمعية أبدًا. ولا يُستخدم أبدًا لتغطية التكاليف. كل دينار يذهب إلى الجهة الخيرية.

6.2 الجهة الخيرية. يتحقق مدير الشراكات من كل جهة خيرية (من هي، ومن تساعد، وهل ستقدم إيصالًا)، ويوافق عليها المجلس، وتُدرج في سجل الشركاء.

6.3 قبل الجمع. قائد الفعالية مسؤول عن عملية الجمع، ويُطلع عليها القائمين على التحصيل، وهم متطوعو الفعالية. وقبل بدء الجمع، تقدّم شؤون الطلبة المشورة بشأن كيفية حفظ المال النقدي المجموع خلال الليل وكيفية تسليمه.

6.4 كل يوم. في نهاية كل يوم، يعدّ شخصان المال، بحضور الأمين العام شاهدًا. ويُسجَّل العدّ ويُوقَّع، ويُحفظ المال مختومًا. ولا يحتفظ به طالب واحد خلال الليل أبدًا.

6.5 التسليم. يُسلَّم المال كاملًا إلى الجهة الخيرية، بحضور شاهد، مقابل إيصال موقّع.

6.6 تقرير الأثر. يُعدّ لكل عملية جمع تقرير أثر: ما جُمع، ومتى سُلِّم، وما فعلته الجهة الخيرية به.

6.7 السجل. يحفظ الأمين العام سجل كل عملية جمع (العدّ اليومي، والإيصال، وتقرير الأثر) صفحةً في Notion مرتبطةً بالفعالية. ولا توجد في موقع الجمعية أي ميزة لعمليات الجمع. ويجوز للمستشار من أعضاء هيئة التدريس مراجعة سجل أي عملية جمع.

القسم 7. الخصوصية في الممارسة

7.1 ما تحتفظ به الجمعية، ولماذا.

• حسابات الأعضاء: الاسم، والبريد الإلكتروني الجامعي، والكلية، والسنة الدراسية، ورقم الهاتف إن اختار العضو ذلك، لإدارة العضوية والتواصل مع الأعضاء.
• تسجيل الحضور والحجوزات، لإدارة الفعاليات وتحديد حق التصويت.
• بطاقات الاقتراع، لإدارة الانتخابات؛ ويسجل الموقع من صوّت، ولا يسجل أبدًا كيف صوّت.
• ساعات عمل الكادر وخدمته، لكتابة رسائل الخدمة.
• الأعمال المقدمة إلى قرطاس، لمراجعتها دون الكشف عن أسماء أصحابها.
• صفحات الكلمات الست، لربط كل صفحة بالملف الشخصي لكاتبها.
• سجلات السلوك والشكاوى، للتعامل مع القضايا.

7.2 أين تُحفظ. تُحفظ البيانات الشخصية في موقع الجمعية auibsal.org فقط، ولا تُحفظ أبدًا في Notion أو في جدول بيانات أو محادثة أو وحدة تخزين شخصية لأي أحد. ولا تجمع الجمعية أبدًا الدرجات أو التفاصيل المصرفية أو أرقام الهوية، ولا تطلب الرقم الجامعي في حقل مستقل أبدًا: فالبريد الجامعي، الذي يتضمنه، هو معرّف الحساب، ويُحمى كسائر البيانات الشخصية، ولا يُعرض علنًا أبدًا.

7.3 من يطّلع عليها. لا يطّلع على كل سجل إلا أصحاب الأدوار الذين يحتاجون إليه. وسجل الأعضاء خاص، لا يطّلع عليه إلا الهيئة التنفيذية ومدير العضوية. ويجوز للأعضاء أن يختاروا الظهور في قائمة الأعضاء التي لا يراها إلا الأعضاء.

7.4 مدة الاحتفاظ. تُحذف بيانات الأعضاء الذين يغادرون بعد سنة من مغادرتهم، باستثناء أسمائهم والأدوار التي شغلوها. وتُحفظ بيانات الاقتراع سنة واحدة، وسجلات القضايا سنتين بعد إغلاق القضية. وتُحفظ نماذج موافقة قلم وسجلات الحضور ثلاث سنوات بعد البرنامج، وسجلات الحوادث سبع سنوات (أو أكثر إن اشترطت ذلك قواعد الجامعة)، ثم تُتلف أو تُحذف. وتُحذف الأعمال المقدمة عبر «اكتب لقرطاس» التي لم تُنشر بعد اثني عشر شهرًا من البتّ فيها.

7.5 «جولة الآلة الكاتبة». ابتداءً من ربيع 2027 لا ورق في الجولة: لا قسائم موافقة ولا صفحات تُحفظ. ينضم الكاتب عند المحطة على auibsal.org برمز QR، ويصوّر أحد المتطوعين الصفحة المكتوبة ويربطها بالحساب الجديد، ويأخذ الكاتب الأصل معه. ويختار الكاتب في حسابه من يرى الصفحة (خاصة، أو في ملفه الشخصي، أو في صفحة الجولة)، والأصل أن تكون خاصة، وهذا الاختيار هو سجل الموافقة. وتسري القاعدة نفسها على الجميع، بمن فيهم أعضاء هيئة التدريس والموظفون. ولا يُطلب الرقم الجامعي في حقل مستقل، فالبريد الجامعي للكاتب هو معرّف الحساب؛ ولا أرشيف ورقيًا.

7.6 جولة ربيع 2026. مُسحت صفحات 2026 ضوئيًا، وموافقتها مسجّلة في ملف الإدخال. وبعد إتمام الإدخال تُتلف قسائم الموافقة، وتُعرض الأصول على كتّابها عند طاولة العضوية، وتُتلف الأصول التي لا يطلبها أحد في نهاية خريف 2026.

7.7 لا تُشارك بيانات الأعضاء أبدًا خارج الجمعية، ولا تُستخدم لأي غرض غير شؤون الجمعية، بما في ذلك الحملات في انتخابات الجمعية.

7.8 يجوز للأعضاء طلب الاطلاع على بياناتهم أو حذفها في أي وقت عن طريق حساباتهم أو الأمين العام.

القسم 8. الاستدامة

8.1 لا تعلن الجمعية إلا ما تفعله فعلًا، فلا شارات خضراء ولا ادّعاءات بيئية لا تستطيع إثباتها.

8.2 النماذج والتذاكر رقمية في الأصل. يملأ من هم من خارج الفريق نماذج الجمعية على الموقع، لكل نموذج عنوانه (auibsal.org/forms/ يليه رقم النموذج)، ويوقّعون بكتابة أسمائهم، ونماذج الفريق قوالب في Notion، والتذاكر حجوزات على الموقع. والورق احتياط فقط، يُصوَّر ويُضاف إلى السجل في اليوم نفسه، وللعدّ النقدي الذي يجريه شخصان في جمع التبرعات لجهة خيرية (القسم 6).

8.3 لا يُطبع إلا ما تدعو إليه الحاجة: الحاجة المؤكدة، أي عدد الحجوزات مضافًا إليه 10%، أو العدد المطلوب فعلًا. وتبقى صفحات الكتيّبات من مضاعفات الأربعة، كما تقتضي الطباعة.

8.4 لا زينة تُستعمل مرة واحدة في الفعاليات.

8.5 تُعاد الكتب إلى الاستعمال عبر «الفصل الثاني».

8.6 التنقل المشترك في الرحلات.

8.7 تحمل كل رسالة بريدية وتذييل الموقع العبارة: «الأصل عندنا: بلا ورق. والكتب يُعاد استخدامها عبر «الفصل الثاني».»

8.8 تقيم الجمعية كل عام فعالية واحدة بمناسبة يوم الأرض (22 نيسان)، وتسجّلها على خريطة الفعاليات في موقع EarthDay.org.