النظام الداخلي

مقترح حتى الاجتماع التأسيسي يوم الثلاثاء 30 آذار 2027، الذي يعتمده.

القسم 1. الانتخابات

1.1 لجنة الانتخابات. يعيّن المجلس، قبل فتح التصويت بستة أسابيع على الأقل، لجنة انتخابات من ثلاثة أعضاء لهم حق التصويت ولن يترشحوا. وتختار اللجنة رئيسها، وتدير كل انتخابات. ويجوز للمستشار من أعضاء هيئة التدريس الحضور مراقبًا.

1.2 الإشعار. تُشعر اللجنة جميع الأعضاء بالانتخابات قبل فتح التصويت بأسبوعين على الأقل، مبيّنةً المقاعد وشروط الأهلية والجدول الزمني. وقائمة الناخبين هي قائمة الأعضاء الذين لهم حق التصويت في يوم توجيه الإشعار.

1.3 الترشيحات. يبقى باب الترشيح مفتوحًا أسبوعًا واحدًا. ويجوز لأي عضو مستوفٍ للشروط أن يرشح نفسه في استمارة الترشح على auibsal.org، ببيان لا يتجاوز 200 كلمة. ويوافق كل مرشح في الاستمارة على أن تتحقق شؤون الطلبة من أهليته، بما في ذلك معدله التراكمي؛ ولا يُسأل أي مرشح عن درجاته. وقبل فتح الاقتراع، ترسل اللجنة قائمة المرشحين إلى شؤون الطلبة للتأكد من أهليتهم وفق البند 5.4 من الدستور. ولا تجيب شؤون الطلبة إلا بـ«مؤهل» أو «غير مؤهل»؛ ومن يتبيّن أنه غير مؤهل يُبلَّغ بذلك على انفراد ويُرفع اسمه من الاقتراع. ولا تطّلع الجمعية على الدرجات ولا تحفظها أبدًا.

1.4 لقاء المرشحين بالأعضاء. قبل فتح التصويت، يلتقي المرشحون بالأعضاء في اجتماع عام: يتحدث كل منهم بإيجاز، ويجيب عن أسئلة الأعضاء.

1.5 الحملات الانتخابية. تمتد الحملات من إغلاق باب الترشيح حتى إغلاق التصويت. ولا يجوز للمرشحين تقديم هدايا أو خدمات مقابل الأصوات، أو استخدام ممتلكات الجمعية أو بيانات أعضائها، أو القيام بحملات على أساس حزبي أو ديني أو طائفي أو إثني. وتنشر قنوات الجمعية منشورًا واحدًا متساويًا لكل مرشح، تعدّه اللجنة.

1.6 التصويت. يجري التصويت بالاقتراع السري إلكترونيًا على auibsal.org خلال فترة تحددها اللجنة، مع نقطة تصويت حضورية في الاجتماع الذي يُغلق فيه التصويت. ولكل عضو له حق التصويت صوت واحد لكل مقعد.

1.7 الفرز. يفوز المرشح الذي يحصل على أغلبية الأصوات المُدلى بها. وإذا لم يحصل أي مرشح على الأغلبية، تُجرى خلال ثلاثة أيام جولة إعادة إلكترونية بين المرشحَين المتصدرَين. وإذا ترشح شخص واحد، يصوّت الأعضاء على انتخابه أو على إعادة فتح باب الترشيح. ويُحسم التعادل بعد جولة الإعادة بالقرعة في اجتماع علني.

1.8 رئيس التحرير. ينتخب كادرُ قرطاس (محرروها والمساهمون فيها ممن أمضوا فصلًا دراسيًا واحدًا على الأقل في قرطاس) رئيسَ التحرير في الفترة نفسها وبالإجراءات نفسها. وتحتفظ اللجنة بقائمة ناخبي الكادر.

1.9 الشكاوى. تُقدَّم الشكوى المتعلقة بالانتخابات كتابيًا إلى اللجنة خلال 24 ساعة من وقوع التصرف أو من إعلان النتائج. وتبتّ اللجنة فيها خلال 48 ساعة. ويجوز الطعن في قرارها مرة واحدة أمام المستشار من أعضاء هيئة التدريس، وقراره نهائي.

1.10 النتائج. تعلن اللجنة النتائج مع أعداد الأصوات. واعتبارًا من 2028، تُجرى الانتخابات في نيسان من كل عام، وتُعلن النتائج في الاجتماع السنوي. وتُحفظ بيانات الاقتراع سنة واحدة، ثم تُحذف.

1.11 أول انتخابات. تُجرى أول انتخابات في تشرين الأول 2027. ويحدد المجلس مواعيدها في أيلول 2027.

القسم 2. التصويت الإلكتروني

2.1 يُجاز التصويت الإلكتروني في أي تصويت للأعضاء، بما في ذلك الانتخابات والتعديلات. ويصوّت الأعضاء على auibsal.org بعد تسجيل الدخول إلى حساباتهم، ويصوّت كل عضو له حق التصويت مرة واحدة.

2.2 يُعلن التصويت الإلكتروني بالإشعار نفسه الخاص بالاجتماع الذي يتبعه، ولا تُغلق فترته قبل انتهاء ذلك الاجتماع. وتُحسب الأصوات الإلكترونية والحضورية معًا.

2.3 الأصوات التي يجب أن تكون سرية، ومنها الانتخابات والعزل، تبقى سرية إلكترونيًا أيضًا: يسجل الموقع من صوّت، ولا يسجل أبدًا كيف صوّت.

2.4 بين الاجتماعات، يجوز للمجلس التصويت إلكترونيًا على أمر لا يحتمل التأجيل. ويبقى التصويت مفتوحًا 24 ساعة على الأقل، ويُقرّ بأغلبية المقاعد المشغولة. ويُدوَّن في المحضر التالي.

القسم 3. إجراءات الاجتماعات

3.1 الفعاليات. يُنشأ كل اجتماع للمجلس واجتماع عام واجتماع سنوي واجتماع استثنائي فعاليةً في أداة إدارة الفعاليات في مساحة عمل الجمعية على Notion، ثم تُنسخ إلى auibsal.org، حيث تُعرض ويُؤكَّد فيها الحضور ويُسجَّل الوصول. واجتماعات المجلس خاصة؛ واجتماعات الأعضاء مفتوحة للأعضاء.

3.2 الإشعار. يرسل الأمين العام جدول أعمال اجتماع المجلس قبل موعده بـ 48 ساعة على الأقل. ويُعلن عن الاجتماعات العامة في «ما يجري» وفي قنوات الجمعية قبل أسبوع على الأقل. ويُعلن عن الاجتماع السنوي والاجتماعات الاستثنائية قبل أسبوعين على الأقل، مع بيان أعمالها.

3.3 الاجتماعات الاستثنائية. يدعو إلى الاجتماع الاستثنائي للأعضاء المجلسُ، أو عريضةٌ مكتوبة من عُشر الأعضاء الذين لهم حق التصويت. ويبيّن الإشعار غرض الاجتماع، ولا يُنظر فيه إلا في ذلك الأمر.

3.4 جداول الأعمال. جدول الأعمال المعتاد لاجتماع المجلس هو: تضارب المصالح؛ محضر الاجتماع السابق؛ التقارير؛ الطلبات إلى شؤون الطلبة؛ الفعاليات وقرطاس والفرقة و«المحطة التالية»؛ القرارات؛ ما يستجد من أعمال. وترتيب الأعمال في الاجتماع السنوي هو: نتائج الانتخابات؛ تقرير الرئيس وتقارير العام؛ جائزة المتنبي؛ المقترحات؛ ما يستجد من أعمال.

3.5 المقترحات. يجوز لأي عضو له حق التصويت تقديم مقترح إلى اجتماع للأعضاء بإرساله إلى الأمين العام قبل الاجتماع بخمسة أيام على الأقل، مع تثنية من عضو آخر له حق التصويت.

3.6 تضارب المصالح. يُفصح عضو المجلس الذي لديه تضارب مصالح عنه، ولا يصوّت على ذلك البند.

3.7 الجلسة المغلقة. تُناقش البنود المتعلقة بأفراد، كقضايا السلوك والتعيينات، في جلسة مغلقة، ويُدوَّن محضرها منفصلًا.

3.8 المحاضر. يحفظ الأمين العام محاضر كل اجتماع وقراراته سجلاتٍ مرتبطة بفعالية الاجتماع. وتُشارك مسودة المحضر خلال 72 ساعة، وتُعتمد في الاجتماع التالي. وتُتاح المحاضر المعتمدة للأعضاء، باستثناء البنود السرية.

القسم 4. التوظيف والتعيينات

4.1 يدير مدير العضوية التوظيف لكل الأدوار. وتُنشر الأدوار المفتوحة في «شارك معنا» مع بيان مهام الدور، والوقت الذي يتطلبه، وتاريخ إغلاق التقديم، ويتقدم الراغبون بخطوة واحدة.

4.2 يختار صاحب كل دور الشخص المناسب له: يختار الرئيس المديرين الخمسة المعيَّنين، بعد دعوة مفتوحة وبموافقة الهيئة التنفيذية؛ ويختار رئيس التحرير هيئة تحرير قرطاس وقائد قلم؛ ويختار المدير الفني فريق الفرقة، ويوزّع الأدوار عبر تجارب أداء مفتوحة؛ ويختار مدير الإعلام فريق الإعلام وفريق «المحطة التالية»؛ ويختار كل مدير آخر فريقه؛ ويختار قائد كل فعالية فريقها.

4.3 يتنحى عن أي تعيين كل من لديه تضارب مصالح فيه.

4.4 فترة التجربة. كل من ينضم حديثًا إلى فريق أو يُعيَّن في دور يقضي فصله الأول في فترة التجربة، وهي فترة اختباره أيضًا. وفي نهاية الفصل، يثبّته من عيّنه أو ينهي تعيينه. ولا فترة تجربة للمقاعد المنتخبة.

4.5 يُعلن كل تعيين في قنوات الجمعية.

4.6 التحقق من المعدل. يُشترط لكل مقعد في المجلس معدل تراكمي لا يقل عن 2.0 (البند 5.4 من الدستور)، ولا يُتحقق منه إلا عن طريق شؤون الطلبة، ولا يُسأل الطلبة عن درجاتهم أبدًا.

1. يوافق المتقدم لمقعد بالتعيين في المجلس على التحقق في طلب التقديم للدور. وقبل تثبيت التعيين، يرسل الأمين العام الاسم إلى شؤون الطلبة، كما في المرشحين المنتخبين وفق البند 1.3.
2. في بداية كل فصل دراسي، يرسل الأمين العام قائمة المجلس كاملةً إلى شؤون الطلبة.
3. لا تجيب شؤون الطلبة إلا بـ«مؤهل» أو «غير مؤهل»؛ ولا تطّلع الجمعية على الدرجات ولا تحفظها أبدًا، ولا تُحفظ الإجابات إلا بقدر ما يحتاج إليه التحقق.
4. عضو المجلس الذي يتبيّن أنه غير مؤهل يُبلَّغ بذلك على انفراد، ويُمنح فصلًا دراسيًا واحدًا لتحسين معدله. فإن بقي غير مؤهل في تحقق بداية الفصل التالي، يُعلن شغور المقعد ويُشغل وفق المادة السادسة من الدستور.

القسم 5. تصويتات المجلس

5.1 الأعضاء الفخريون. يجوز لأي عضو في المجلس اقتراح عضو فخري. ويُسمّى الأعضاء الفخريون بأغلبية أصوات المجلس.

5.2 الشركاء. يتحقق مدير الشراكات من كل شريك مقترح، بما في ذلك كل جهة خيرية، ويعرضه على المجلس. ويُوافَق على الشركاء بأغلبية أصوات المجلس، ويُدرجون في سجل الشركاء في مساحة عمل الجمعية على Notion.

5.3 العزل. يتطلب العزل من مقعد في المجلس أو من العضوية أغلبية ثلثي أصوات المجلس، بعد إشعار كتابي بالأسباب وجلسة استماع، وفق ما تنص عليه المادة السادسة من الدستور.

القسم 6. إجراءات الاحتياجات

6.1 تحتفظ كل فعالية، والفرقة، و«المحطة التالية»، و«جولة الآلة الكاتبة»، و«الفصل الثاني»، وقرطاس، وقلم، والمجلس بقائمة احتياجات: الصنف، والكمية، وتاريخ الحاجة إليه، والغرض منه.

6.2 أصحاب قوائم الاحتياجات هم: مدير الفعاليات لكل فعالية؛ ومدير العضوية لـ«جولة الآلة الكاتبة»؛ ومدير الشراكات لـ«الفصل الثاني»؛ ورئيس التحرير لقرطاس وقلم؛ ومدير الإعلام لـ«المحطة التالية»؛ والمدير الفني للفرقة؛ والأمين العام للمجلس.

6.3 يرسل الأمين العام كل طلب إلى شؤون الطلبة، عن طريق مسؤول الأنشطة الترفيهية في الحرم الجامعي، ويسجل ما طُلب، وما وُفِّر، ومتى.

6.4 ما لا يُوفَّر يُستغنى عنه، أو يُؤمَّن عن طريق شريك بموافقة المجلس. ويقدم الشركاء دعمهم عينيًا فقط.

القسم 7. السجلات

7.1 يحفظ الأمين العام سجلات الجمعية: المحاضر والقرارات، وسجل الاحتياجات، وسجل اعتماد كل وثيقة في الديوان.

7.2 يسجل مدير العضوية في الديوان ساعات العمل والخدمة لأعضاء المجلس وهيئة تحرير قرطاس وأعضاء الفرق. وعند الطلب، تكتب الجمعية رسالة خدمة استنادًا إلى ذلك السجل.

7.3 تسجل دفاتر شؤون الطلبة الخاصة بها متطوعي الفعاليات والمتدربين في برامج التطوير المهني.

7.4 لا تمنح الجمعية شهادات إلا لإتمام قلم وللفوز بجائزة المتنبي.

7.5 في نهاية كل ولاية، يسلّم كل صاحب منصب منتهية ولايته مهامه كتابيًا إلى خلفه: الأعمال المفتوحة، وجهات الاتصال، وأماكن حفظ الأشياء. وينتقل الوصول إلى حسابات الجمعية مع الدور.

القسم 8. التعديل

8.1 يُعدَّل هذا النظام الداخلي وفق ما تنص عليه المادة الحادية عشرة من الدستور. ولا أثر لأي حكم في النظام الداخلي يتعارض مع الدستور أو سياسة الجامعة.